Dans le cadre de la modernisation des offices notariaux, la Chambre Nationale des Notaires du Niger a organisé, le 11 avril, une toute première session de formation destinée aux collaborateurs de notaires, acteurs clés de la profession.
Secrétaires réceptionnistes, clercs rédacteurs, clercs formalistes, archivistes, comptables, clercs principaux… Plus de 120 collaborateurs de notaires, toutes fonctions confondues, ont participé à la première session de formation proposée par la Chambre Nationale des Notaires du Niger. Entre rigueur déontologique, expertise technique et plongée au coeur des rouages qui font la force d’une étude, rien n’a été oublié durant cette journée placée sous le thème : « Nos collaborateurs, les bras armés de nos offices notariaux. »
« Si le terme “clerc” puise ses racines dans le latin ecclésiastique, la réalité d’aujourd’hui est celle de techniciens de haut vol, a rappelé Me Daouda Adamou Harouna, Président de la Chambre Nationale des Notaires. La loi n°2018-35 du 24 Mai 2018 rappelle que le collaborateur n’est pas qu’un simple assistant, il “concourt” à la rédaction des actes sous la responsabilité du notaire. Qu’on l’appelle techniquement “collaborateur” ou traditionnellement “clerc”, sa mission reste la même : être l’interface directe avec le client et le garant de la sécurité juridique des dossiers. »
Rappeler les rôles et les missions
La présentation a permis de clarifier les catégories de clercs et leur ascension structurée au sein de l’étude. De la 3e catégorie (actes simples) à la 1re catégorie (Premier Clerc), le parcours exige des diplômes universitaires de la Licence au Master et une expérience de terrain prouvée. Le Premier Clerc s’affirme comme le véritable bras droit, assurant la supervision technique et le management des équipes.
« Nous sommes aussi revenus sur le respect
scrupuleux du secret professionnel et la discipline par les collaborateurs des notaires. La probité et l’honneur ne sont pas négociables, sous peine de sanctions pouvant aller jusqu’à la destitution du clerc incriminé. » Me Daouda Adamou Harouna a également mis en lumière l’organisation interne du service notarial, où chaque maillon compte :
• la Rédaction : où l’on traque l’obstacle juridique (servitudes, droits de préemption) ;
• le Formalisme : un travail de précision pour rendre les actes opposables aux tiers, notamment via les outils numériques comme Télé@cte ;
• la Comptabilité-Taxation : pour une gestion irréprochable des fonds clients ;
• l’Archivage : gardien de la mémoire de l’étude pour les 100 prochaines années.
Une approche concrète
Plusieurs intervenants sont revenus sur les difficultés pratiques constatées lors de certaines formalités : Ousmane Djiga, géomètre principal, et Moustapha Issaka, inspecteur principal des contributions diverses, pour la conservation foncière de Niamey, puis Abdoulrazak Harouna Soungaize, directeur du Centre des Formalités des entreprises (CFE), et Me Djibrina Salla, greffier principal au Tribunal de Commerce de Niamey, pour la maison de l’entreprise de Niamey.
Lors de la formation, Me Ramatou Wankoye et Me Haoua Dodo Dan Gado, notaires avec plusieurs années d’expérience, ont aussi donné des conseils pratiques et souligné l’importance de l’empathie, de la courtoisie et de l’écoute en vue d’une prise en charge adéquate de l’usager du service. « Qu’il s’agisse d’une succession ou d’un achat immobilier, le collaborateur doit savoir vulgariser le jargon juridique et rassurer les usagers. »
« Cette formation réaffirme que la qualité d’une signature notariale repose sur le travail invisible mais indispensable d’une équipe formée, investie et rigoureuse. »
ME DAOUDA ADAMOU HAROUNA, PRÉSIDENT DE LA CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES DU NIGER